Email Signature Administration

ESA ist eine prämierte Anwendung zur zentralen Erstellung und Verwaltung von Email Signaturen. Unternehmen können durch die zentrale Verwaltung der Signaturen gewährleisten, dass bei allen Mitarbeitern die Signatur den rechtlichen Vorgaben entspricht und alle Informationen vorhanden sind. Unternehmen sparen sich durch den Einsatz von ESA Zeit und Kosten durch drohende Abmahnungen, wenn die Email Signaturen unvollständig sind.

Die Anwendung kommuniziert mit den vorhandenen IT Systemen und kann dadurch jede Signatur sofort aktualisieren, wenn sich die Daten eines Mitarbeiters ändern.

ESA ist mit den gängigsten Emailsystemen kompatibel und lässt sich nahtlos in die Unternehmens IT integrieren.

Mit ESA können nicht nur die Daten der Mitarbeiter in der Signatur aktuell gehalten werden, sondern es kann die Corporate Identity des Unternehmens in der Signatur korrekt umgesetzt werden. ESA übernimmt automatisch die Formatierung der Texte und bindet Logos und Werbebanner in die Signatur ein.

Funktionen im Überblick

  • Zentrale Erstellung der Email Signaturen
  • Automatisches Einfügen der Signatur in erstelle Emails
  • Speicherung von Signaturvorlagen
  • Flexible Anbindung an die Unternehmens IT
  • Kompatibel mit Active Directory oder Outlook Adressbuch
  • Zeitgesteuerte Erstellung der Signatur
  • Einfacher Signatur Designer mit Daten Variablen

Vorteile von ESA

  • Gesetzes konforme Email Signaturen
  • Einheitliche Signaturen durch Integration der Corporate Identity
  • Einfache Integration in die Unternehmens IT
  • Zeitersparnis durch zentrale Verwaltung
  • Mit dem Innovationspreis 2013 ausgezeichnet
  • Schneller professioneller Support

Zum einfachen Erstellen Ihrer ESA Signatur können Sie das Online Tool zur Erstellung einer ESA Signatur verwenden. Zum Signatur Tool

ESA wird in Unternehmen mit über 6.000 Benutzern erfolgreich eingesetzt.

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FeaturesAnforderungen
Speicherung von Signaturvorlagen

  • Dateisystem
  • Öffentliche Ordner
  • Shared Mailbox

Datenquellen für die Auswertung von Benutzerdaten

  • Active Directory
  • Outlook Adressbuch

Erstellung der Signatur

  • Via Command Line Tool
  • Für OWA zentral am Server
  • Zeitgesteuert automatisiert

Optionale Anzeige der Mobilfunknummer und Abteilung

  • Per Checkbox auswählbar

Outlook Add-In

  • Auf Anfrage verfügbar

Vorlagensteuerung

  • Durch OU Mitgliedschaft
  • Durch Gruppenmitgliedschaft

Unterstützte System

  • Outlook ab Version 2003 (32 Bit/64 Bit)
  • Outlook Web App

Sprachunterstützung

  • Deutsch
  • Englisch
  • Weitere auf Anfrage

Unterstützte Vorlagenformate

  • HTML
  • Text
  • Rich Text

Speicherung einer alternativen Adresse

  • Auf Anfrage

Definition eines Reg Ex zur Telefonnummerneingabe

  • Verfügbar
ESA verwendet verschiedene Microsoft Technologien. Nachfolgend sind die Voraussetzungen für die Installation von ESA aufgelistet.

Microsoft Active Directory oder Outlook Adressbuch
ESA nutzt Active Directory um benutzerspezifische Attribute wie z. B. Vorname, Nachname, Straße, etc. zu ermitteln. Die Daten des ESA Benutzers werden im Benutzerteil der lokalen Registrierung zwischengespeichert. Wenn Active Directory nicht verfügbar ist, werden eventuell aktualisierte Informationen aus dem Benutzerkonto nicht in die Signatur übernommen sondern die in der lokalen Registrierung gespeicherten Daten verwendet. Neu ab Version 6: Wenn Active Directory nicht vorhanden ist, kann alternativ das Outlook Adressbuch verwendet werden, um die Benutzerdaten abzurufen.

Microsoft Exchange oder Exchange in der Cloud
Microsoft Exchange Public Folder werden für die Speicherung der Signatur Vorlagen verwendet. Wenn Sie Exchange in der Cloud verwenden stehen öffentliche Ordner nicht zur Verfügung. In diesem Fall verwenden Sie ein Ressourcen Postfach für die Speicherung der von ESA benötigten Daten.

Microsoft .NET Framework
ESA basiert auf Microsoft .NET Framework. Microsoft .NET Framework 4 muss lokal auf den Computern installiert sein, damit Sie ESA verwenden können.

Microsoft Word
Microsoft Word wird benötigt um Signaturvorlagen im RTF Format zu erstellen.