Blitzsichere IT-Beratung und 50.000 Euro Einsparungen in fünf Jahren

„Unser Unternehmenssitz befindet sich in einer ländlichen Region. Strom- und damit IT-Ausfälle können aufgrund der lokalen Gegebenheiten vorkommen und den Geschäftsbetrieb empfindlich stören. Um unseren weltweit operierenden Außendienst die volle Leistungsfähigkeit zu ermöglichen, fiel die Entscheidung der Migration zu Microsoft Office 365.  Der Dienst läuft völlig sicher in den Microsoft-Rechenzentren und wir müssen uns keine Sorgen mehr im Hinblick auf die Ausfallsicherheit machen.“ Andreas Hötzinger, Director Enterprise Core Infrastructure der GAB Enterprise IT Solutions GmbH

E-Mail, Telefon, Kalender und Adressbuch sind essentielle Arbeitsmittel unserer Mitarbeiter. Auch die GAB Enterprise IT Solutions GmbH ist als Dienstleistungsunternehmen auf die reibungslose Funktion dieser Werkzeuge angewiesen. Als ein Blitzschlag am Unternehmenssitz in Plattling im Sommer 2011 einen teilweisen Ausfall  unserer Kommunikationsinfrastruktur verursachte und  dadurch den Außendienst erheblich einschränkte, entschied man sich die eigene Produktivitätsplattform in die Microsoft Cloud zu migrieren. „Als langjähriger Microsoft-Partner gab es bei uns bereits Überlegungen, in die Cloud zu gehen, u.a. auch um einen Machbarkeitsnachweis für unsere Kunden in der Hand zu haben“, erinnert sich Harald Ehrl, Geschäftsführer der GAB Enterprise IT Solutions GmbH, „der Blitzschlag war dann der ausschlaggebende Impuls für diese Entscheidung“. Kurzerhand baute man sieben lokale Server ab, auf denen MS Exchange Server 2010, MS SharePoint Server 2010, Backup- und Sicherheitssysteme, Datenbanken und diverse Anwendungen liefen. Die Migration auf Office 365 verlief ohne größere Komplikationen. Hötzinger: „Innerhalb von vier Wochen war der Großteil des Projekts abgeschlossen.“ Lediglich ein lokaler Rechner mit MS Lync Server 2010 blieb im Rechenzentrum erhalten, da über Lync Online in Deutschland aus regulativen Gründen keine Telefonkonferenzen mit mehreren Teilnehmern möglich sind.

50.000 Euro Einsparung in fünf Jahren

Allein im Exchange-Umfeld spart GAB durch die Cloud-Lösung in fünf Jahren mehr als 50.000 Euro ein, so der Geschäftsführer Harald Ehrl. Eingerechnet sind die Abschreibung für die Anschaffung von vier Servern, die Personalkosten für die Verwaltung und – was Ehrl zufolge gerne vergessen wird – auch die nicht unerheblichen Stromkosten für Betrieb und Kühlung der Server. Für Office 365 fallen nach einer Preissenkung im März 2012 dagegen je nach Paket 7,25 bis 20,75 Euro pro Nutzer und Monat an. Ein transparentes Kostenmodell, von dem mittelständische Unternehmen wie GAB doppelt profitieren. „Auch versteckte Kosten sind abgedeckt und wir können alles sofort als Betriebskosten verbuchen“, erklärt Ehrl. Als innovatives IT-Unternehmen benötigt man immer die aktuellste IT-Ausstattung, was öfter zu Diskussionsbedarf, bzgl. Abschreibungszeiten, mit den Finanzbehörden geführt habe. Das sei mit Office 365 kein Thema mehr. Ein weiterer Vorteil: Die Dienste sind flexibel skalierbar und jederzeit um zusätzliche Funktionen und Lizenzen erweiterbar. Regelmäßige Bugfixes und Aktualisierungen erfolgen automatisch, ohne dass sich bei GAB jemand darum kümmern muss.

Großes Potenzial für Dienstleistungen

Das im hauseigenen Projekt gewonnene Know-how fließt unmittelbar in das Dienstleistungsangebot des Unternehmens ein. GAB unterstützt Kunden bei der Migration in die Cloud zum Beispiel im Hinblick auf Skriptingprozesse oder die Synchronisierung von Verzeichnisdiensten. „Wir hatten ohnehin nie Berührungsängste mit der Cloud, da wir uns als Service Provider sehen“, so Hötzinger, „Office 365 erspart uns die Bereitstellung von Hard- und Software und wir können uns voll und ganz auf die Dienstleistungsbedarfe unserer Kunden konzentrieren“. Auch im Hinblick auf SharePoint Online sieht Andreas Hötzinger sehr große Potenziale, da die Lösung für viele Kunden interessant ist, die nicht in eine eigene lokale Installation investieren möchten. Hötzinger: „Wir unterstützen diese Kunden bei der Abbildung von Service- und Geschäftsprozessen. Office 365 läuft die ersten 30 Tage als kostenlose Testversion. Dem Kunden entstehen deshalb während unserer Arbeit im ersten Monat keine Gebühren seitens Microsoft“.

Vorreiter bei Sicherheit und Datenschutz

Sicherheitsbedenken der Kunden können Geschäftsführer Ehrl und IT Direktor Hötzinger schnell zerstreuen. Zum einen garantiert Microsoft 99,9 Prozent Verfügbarkeit und einen hohen Sicherheitsstandard seiner Rechenzentren, die bei lokalen Installationen oft gar nicht zu erreichen sind. Zum anderen wurden Ende letzten Jahres die Vertragsbestimmungen für Office 365 geändert, so dass Unternehmen ihrer rechtlichen Verpflichtung zum Datenschutz einfacher nachkommen können. Kunden können seitdem die EU-Standardvertragsklauseln (EU Model Clauses) in Kombination mit einer ebenfalls standardisierten Erklärung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) zu ihrem Office 365-Vertrag hinzufügen. Microsoft ist damit Vorreiter im Markt und bietet den einzigen Public Cloud Service an, der diese Option beinhaltet. „Das war für viele Kunden wichtig. Seit die deutschen und europäischen Datenschutzbestimmungen in den Verträgen abgebildet sind, steigt die Nachfrage nach unseren Microsoft basierten Cloud-Lösungen“, zeigt sich Hötzinger zufrieden.

Reibungsloser Hybridbetrieb

Seit Oktober 2011 betreut GAB rund zehn Cloud-Projekte mit 50 bis 1.000 Anwendern, jeden Monat kommen zwei bis drei weitere hinzu. Sollten tatsächlich einmal lokale Unternehmensanwendungen noch nicht mit der Cloud technisch konform sein oder etwa Mailboxen aus Sicht des Kunden zu sensitiv für eine Auslagerung sein, schlägt Hötzinger einen Hybridbetrieb vor. Das schützt bestehende Investitionen der Kunden und verschafft ihnen größtmögliche Flexibilität im Hinblick auf ihre IT-Infrastruktur. So können bestimmte Postfächer weiterhin problemlos in einer lokalen Exchange-Umgebung verbleiben und existierende Anwendungen und Anpassungen beibehalten werden. Office 365 funktioniert darüber hinaus nicht nur reibungslos mit lokalen Komponenten, sondern auch mit anderen Produkten. So migrierte die GAB für die Wasserversorgung Bayerischer Wald – einen Kunden mit rund 50 Benutzern – nicht nur die Messaging-Infrastruktur, sondern setzte auch SharePoint Online als sichere und stabile Plattform für Kundendienste auf. Die Körperschaft des öffentlichen Rechts profitiert seither nicht nur von Einsparungen im Hinblick auf die Kommunikationsinfrastrukturen, sondern stellt ihren kommunalen Kunden internetbasierte Services, wie Rohrnetzüberwachung oder Meldestellenverwaltung, dank der Microsoft Cloud sicher, schneller und kostengünstiger als bisher zur Verfügung

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Unternehmen

Die GAB Enterprise IT Solutions GmbH ist ein kompetenter Dienstleister und Lösungsanbieter für IT-Infrastrukturen. Als mehrfach zertifizierter Microsoft Gold-Kompetenzpartner ist die GAB heute ein international gefragter Spezialist für Planung, Implementierung und Migrationen von Active Directory, Mail- und Groupware Systemen sowie Lösungen zur automatisierten Softwareverteilung für Client´s und Server.

Ausgangssituation

Die Ausfallsicherheit der lokalen Exchange- und SharePoint-Server war am eigenen Standort aufgrund von lokalen Gegebenheiten nicht gewährleistet, der weltweit tätige Außendienst jedoch auf eine funktionierende Kommunikationsplattform angewiesen. Als Microsoft-Partner, der Cloud-Lösungen ohnehin in das Dienstleistungsportfolio aufnehmen wollte, entschied sich GAB für eine Migration in die Microsoft Cloud Lösung Office 365.

Lösung

Microsoft Office 365 mit den Produkten SharePoint Online, Exchange Online, Lync Online und Office Web Apps ermöglicht die effiziente Zusammenarbeit über das Internet. GAB spart sich die Anschaffungs- und Unterhaltskosten für eigene Hardware, erhält eine hochverfügbare und sichere Lösung und kann durch die Erfahrungen aus dem Projekt neue Dienstleistungen anbieten.

Nutzen

  • Kosteneinsparung von mind. 50.000 Euro
  • Hochverfügbarkeit und Ausfallsicherheit
  • Proof of Concept für Kunden
  • Erweiterung des eigenen Dienstleistungsspektrums

Microsoft Exchange Online

Microsoft Exchange Online ermöglicht als Teil von Office 365 jederzeit und überall den Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte, jeweils auch für mehrere Mitarbeiter. Das integrierte Microsoft Forefront Online Protection schützt Unternehmen vor Spam und Viren.

Microsoft SharePoint Online

Mit dem Onlinedienst lassen sich Team- oder Projektwebsites erstellen, um Dokumente und Informationen mit Kollegen und Kunden zu teilen. Projektmanagement, Zugriffsverwaltung, Echtzeitkommunikation und Funktionen für die Zusammenarbeit ergänzen das Werkzeug.

Microsoft Lync Online

Lync Online ist ein cloudbasierter Kommunikationsdienst, der die Zusammenarbeit durch Präsenzinformationen, Instant Messaging, Audio-/Videoanrufe und Onlinebesprechungen verbessert.