Mit der ESA Signaturverwaltung bietet GAB eine flexible Lösung zur zentralen Bereitstellung von Signaturen

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E-mail Signaturverwaltung

Es gibt zahlreiche Softwareprodukte zur Verwaltung von E-Mail Signaturen. In der Regel wird vor dem Versenden der Nachricht am E-Mail-Server, eine zentral gepflegte Signaturvorlage an den eigentlichen Nachrichtentext des Anwenders „angehängt“.

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Dieses Vorgehen sorgt offenkundig und ganz natürlich für CI- und Gesetzeskonforme Signaturen.

Theorie und Praxis

Unserer Erfahrung nach wird dieser Ansatz häufig als zu restriktiv und unflexibel empfunden. Der administrative Aufwand ist in der Praxis zudem viel höher ist, als zu Anfang von Herstellern versprochen.

GAB sammelte als Dienstleister im Rahmen von Beratungs- und Infrastrukturprojekten in großen Unternehmen Erfahrungen mit unterschiedlichen Produkten und Entwicklungen.

Es zeigte sich, die Ursache häufig auftretender Probleme mit E-Mailsignaturen, ist der „Zusammenbau“ aus Inhalt (Anwender) und Vorlage (Server/Regel)… nach der eigentlich auslösenden Handlung (Senden am Arbeitsplatz).

Festgestellte Kritikpunkte:

  • Anwender fügt zusätzliche „eigene“ Signaturen hinzu (Doppelsignaturen).
  • Anwender stellt Fehler in der Signatur (Stammdaten) zu spät (bei der Rückantwort durch Empfänger) fest.
  • Nicht kommunizierte Änderungen an der Vorlage stoßen im Nachhinein auf massive Ablehnung.
  • Signaturbestandteile stehen an der falschen Position (Am Ende des Mailverlaufs).
  • Zentral nicht erfasste Stammdaten des Anwenders (bspw. persönliche Social Media Adressen, etc.) bleiben unberücksichtigt.

ES@ ist Anders

Nach Analyse der Aufgabenstellungen haben wir uns entschieden ein Werkzeug zu entwickeln das die Vorteile der zentralen Administration von Signaturen, mit der Anwenderseitig notwendigen Flexibilität und Qualitätskontrolle verbindet.

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Ihre Vorteile

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  • Vorlagenbasierter Aufbau (CI)
  • Zentrale (aktuelle) Stammdaten (z.B. Active Directory)
  • Synchronisationsintervall des Clients frei einstellbar
  • Stammdaten und optionale Zusatzfelder auf Bedarf von Anwendern editierbar (Selfservice)
  • Vorlagen für unterschiedliche Formate und Systeme möglich (Office 365, OWA, etc.)
  • Multi-Tier Signaturen für verschiedene Unternehmensteile/Gesellschaften
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